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淺談?dòng)绊慙IMS成功實(shí)施的因素

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淺談?dòng)绊慙IMS成功實(shí)施的因素
淺談?dòng)绊慙IMS成功實(shí)施的因素 產(chǎn)品詳情

                                                  楊 明(北京市理化分析測試中心 北京 100089)

1 引言

早在八十年代西方國家已廣泛應(yīng)用了Lims,近年來引起國內(nèi)實(shí)驗(yàn)的*關(guān)注。從眾多Lims廠家的宣傳資料和國內(nèi)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)施效果上,可以看到Lims的強(qiáng)大功能,例如:人員管理、樣品管理、儀器設(shè)備管理、標(biāo)準(zhǔn)品管理、文檔管理、存儲產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和方法標(biāo)準(zhǔn)庫管理等等。

實(shí)施“Lims”已成為眾多實(shí)驗(yàn)室“信息化”的必由之路。目前,市場上能提供穩(wěn)定、成熟的Lims產(chǎn)品的公司也有很多家。有些公司的Lims產(chǎn)品更是經(jīng)歷了很多實(shí)驗(yàn)室、很長時(shí)間的驗(yàn)證,并不斷更新版本。上世紀(jì)九十年代末Lims產(chǎn)品已是成熟的商業(yè)產(chǎn)品,在正規(guī)實(shí)驗(yàn)室實(shí)施應(yīng)不成問題。由于實(shí)施Lims是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程,實(shí)驗(yàn)室在實(shí)施Lims的過程中往往不是一帆風(fēng)順。我認(rèn)為影響Lims成功實(shí)施的因素主要有以下幾點(diǎn)。

2 規(guī)劃過高

無論哪家公司開發(fā)出的Lims產(chǎn)品都不是拿來即能在實(shí)驗(yàn)室使用。一個(gè)Lims產(chǎn)品的管理模式與實(shí)驗(yàn)室目前的管理方式不可能*相同。Lims是以ASTM制訂

E1578Lims標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理體系為設(shè)計(jì)準(zhǔn)則,遵循ISOIEC17025等實(shí)驗(yàn)室管理規(guī)范。如果實(shí)驗(yàn)室自身的管理達(dá)不到ISOIEC17025的要求,那么Lims的實(shí)施必然是“水土不服”。此時(shí),要實(shí)施Lims一方面需要對Lims產(chǎn)品進(jìn)行本地化改造;另一方面,實(shí)驗(yàn)室也需要去適應(yīng)Lims的流程,特別是要適應(yīng)Lims的規(guī)范管理。

要把Lims軟件和實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況結(jié)合起來,首先要制訂一個(gè)合理的實(shí)施規(guī)劃和完整的實(shí)施方案。這個(gè)規(guī)劃即要用Lims來控制哪些工作流程。不要對Lims抱有過高的期望,認(rèn)為實(shí)驗(yàn)室管理過程中所有的問題都可以通過實(shí)施Lims來解決。要制定出切乎實(shí)際的規(guī)劃,不可盲目求大、求全。在實(shí)驗(yàn)室基礎(chǔ)管理、人員素質(zhì)不夠強(qiáng)的情況下,想把實(shí)驗(yàn)室原有松散的管理模式一下子全部用Lims來實(shí)施是不現(xiàn)實(shí)的。要根據(jù)實(shí)驗(yàn)室自身情況,做好規(guī)劃,可將Lims模塊化,分步實(shí)施,從易于實(shí)施處著手。例如,可先將Lims實(shí)施于樣品管理,進(jìn)而再實(shí)施于提交原始記錄、生成報(bào)告等。通過一步步的成功,才能在實(shí)驗(yàn)室全面實(shí)施Lims管理。

3 實(shí)施進(jìn)度不易控制

“實(shí)施過程管理難”也是實(shí)驗(yàn)室在實(shí)施Lims過程中遇到的一大難題。在初步實(shí)施Lims時(shí),實(shí)驗(yàn)員既不能*擺脫原有的手工記錄數(shù)據(jù)的工作模式,又要使用Lims來進(jìn)行電子文檔管理,這樣確實(shí)給實(shí)驗(yàn)員增大了工作量。對管理者來講,改變已習(xí)慣的舊的管理手段,使用新的信息化、扁平化的管理方式,可能會(huì)帶來利益上的沖突。Lims的開發(fā)商也不可能滿足實(shí)驗(yàn)室提出的所有要求。此時(shí),實(shí)驗(yàn)室人員對Lims的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生抵觸情緒,進(jìn)而以程序繁瑣、格式死板、初始化工作量大等為借口,拖延Lims的實(shí)施進(jìn)度。由于實(shí)施周期延長,導(dǎo)致Lims開發(fā)商與實(shí)驗(yàn)室雙方都被拖得很辛苦。如果此時(shí)再出現(xiàn)一些不易解決的問題,則很可能改變雙方友好合作關(guān)系,實(shí)施過程就變得更加漫長、艱難。

在此階段,實(shí)驗(yàn)室往往意識到,在Lims實(shí)施以前的前期投入不充分。比如沒有專人做好Lims的前期設(shè)置,包括錄入人員信息、標(biāo)準(zhǔn)、原始記錄格式、報(bào)格式、儀器信息、客戶信息等等。此時(shí),工作人員應(yīng)具有創(chuàng)新管理模式的理念并本著謙虛學(xué)習(xí)的態(tài)度,積極投入Lims實(shí)施,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決,而不是消極等

待;實(shí)驗(yàn)室的管理者更要有明確的認(rèn)識、堅(jiān)定的信心與強(qiáng)有力的組織協(xié)調(diào),在這個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻,親自上陣來推,過了這個(gè)階段,就是成功。

4 培訓(xùn)不深入

對系統(tǒng)使用人員和系統(tǒng)維護(hù)人員的培訓(xùn)是Lims系統(tǒng)投入應(yīng)用的重要前提。實(shí)驗(yàn)室在實(shí)施Lims之前,一定要對全體員工進(jìn)行統(tǒng)一的、完整的培訓(xùn),切不可想著邊用邊學(xué)。不把培訓(xùn)提到重要的日程上來,一方面使實(shí)驗(yàn)員人員對Lims的實(shí)施不夠重視,另一方面使培訓(xùn)人員的工作量急劇增大。初培訓(xùn)不深入、不細(xì)致,必將導(dǎo)致系統(tǒng)實(shí)施困難,如果等到實(shí)驗(yàn)室人員、Lims開發(fā)商雙方的耐心、熱情都消耗殆盡,再培訓(xùn)其效果是很差的。

需要進(jìn)行培訓(xùn)的系統(tǒng)使用人員包括:實(shí)驗(yàn)員、樣品管理員、設(shè)備管理員、檔案管理員、硬件及軟件系統(tǒng)的維護(hù)人員、內(nèi)審員、管理員、管理決策人員等。對于尚未進(jìn)行計(jì)算機(jī)基本知識的人員,還要進(jìn)行計(jì)算機(jī)基本知識的培訓(xùn)。對于人員培訓(xùn),總體應(yīng)包括以下內(nèi)容:系統(tǒng)的總體方案、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的操作與作用、系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置、系統(tǒng)的使用權(quán)限與責(zé)任、系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)輸入功能的操作和使用方法、可能出現(xiàn)的問題及解決方法、系統(tǒng)的文檔管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、開發(fā)工具等系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)事務(wù)型功能的操作和使用方法、系統(tǒng)維護(hù)型功能的操作和使用方法。當(dāng)然,并不是系統(tǒng)的所有使用人員都要進(jìn)行上述全部內(nèi)容的培訓(xùn)。根據(jù)工作崗位的不同選擇不同的內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn),既可節(jié)省寶貴的時(shí)間,也便于系統(tǒng)的安全與管理。那么,就需要實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行全員培訓(xùn)前,就一定要有專人制定出詳細(xì)的、切實(shí)可行的培訓(xùn)方案。

做好培訓(xùn)工作,不僅要做好是Lims的使用培訓(xùn),還要有改變員工管理理念的培訓(xùn),特別是實(shí)驗(yàn)室中的中高層對實(shí)驗(yàn)室實(shí)施Lims有充分的理解。要使全體員工對Lims實(shí)施中可能會(huì)出現(xiàn)的種種困難有充分的準(zhǔn)備。

總之,“三分技術(shù),七分管理”是對Lims系統(tǒng)開發(fā)與實(shí)施的高度概括。在Lims實(shí)施的過程中會(huì)出現(xiàn)很多我們所預(yù)想不到的問題,我們要采取相應(yīng)的措施來解決。實(shí)施Lims的道路是一條曲折、充滿挑戰(zhàn)的道路,但同時(shí)是實(shí)驗(yàn)室實(shí)現(xiàn)信息化的必由之路。

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